مدیریت فرآیند پارس - صفحه 8

BPMN استانداردی برای مدل‌سازی و نمایش فرایند‌های کسب‌و‌کار است و ابزار اصلی در تکنولوژی مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار (BPM) محسوب می‌شود. در واقع می‌توان گفت مزیت اصلی استفاده از تکنولوژی BPM، وجود زبان استانداردی به نام BPMN است. هدف اصلی در شکل‌گیری BPMN ، طراحی نمادهایی است که قابل‌درک برای تمامی کابران فرایند (از تحلیلگران فرایند کاری (Business Analysts) تا کاربران فنی (Technical Developers) و حتی کاربرانی که پایش و کنترل فرایند را بر عهده‌دارند) باشد. در حقیقت BPMN مانند پلی، فاصله بین طراحی فرایند و عملیاتی (اجرایی شدن) فرایند را از میان برمی‌دارد.

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار مستلزم توصیف دقیق فرایندها و مستندسازی آن‌ها است. روش‌های متفاوتی برای انجام این کار وجود دارد که راحت‌ترین آن‌ها استفاده از متن و جدول برای توصیف فرایندها و بیان ویژگی‌های آن‌ها است. از نمودارهای گرافیکی نیز برای نمایش یک فرایند استفاده می‌شود . این نمودارها غالباً از اشکال هندسی و پیکان برای ترسیم جریان فرایند استفاده می‌کنند ولی توصیف مشخص و دقیقی از جزئیات فرایند ارائه نمی‌دهند. برای همین نمادهای مشخصی برای فرایندها تعریف شد، نمادهایی که قادر به توصیف وجوه مختلف فرایند هستند. این نمادها (Notation) زبان استاندارد توصیف فرایندها هستند و هر کسی با این زبان استاندارد آشنایی داشته باشد می‌تواند به راحتی مدل طراحی‌شده توسط هر فرد دیگری را درک و تفسیر نماید، ممکن است فرایندها بر مبنای این مدل‌ها، مکانیزه (سیستماتیک) شوند و یا رفتار هر بخش از فرایند بر روی این مدل‌ها شبیه‌سازی شود. برخی از این مدل‌ها بستری را برای متخصصان سیستم فراهم می‌کنند تا بر آن اساس فرایندها را اجرایی و پشتیبانی نمایند. این مدل ها می‌بایست حاوی ساختار استاندارد، دقیق و ارائه‌دهنده اطلاعات اساسی فرایند برای توسعه‌دهندگان سیستم باشد. امروزه سیستم های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار(نرم افزار BPMS) متداول‌ترین سیستم ها برای مکانیزه کردن فرایندها هستند. این سیستم ها در درون خود موتوری (Process Engine) دارند که مستقیماً جریان کاری را کنترل و مدیریت می‌کند. این موتور بر اساس مدل های جریان کار استاندارد طراحی‌شده، عمل می‌کند. برای همین چارچوب این مدل‌ها دقیق و ساختار یافته است زیرا توسط خود ماشین مستقیماً اجرا می‌شود.

در اینجا می توان فرآیند ها را تحت وب و با استاندارد BPMN2 که کامل ترین زبان برای مدلسازی فرایندها ست، به راحتی طراحی کرد. می توان یک فرآیند را یک مرتبه تعریف کرد (زیرفرآیند) و در فرآیند های دیگر به هر تعداد که نیاز باشد از آن استفاده کرد. امکان نسخه بندی فرآیند ها و خروجی گرفتن از فرآیند طراحی شده برای استفاده در سایر نرم افزار های طراحی مدل فرآیندی نیز وجود دارد. امکان تعریف ناظر فرآیند، تقویم کاری، اسناد ورود و خروجی و پرتال و … نیز وجود دارد.

این صفحه مانند یک بوم نقاشی است که نمادهای مختلف استاندارد BPMN را جهت ترسیم نمودار فرآیندی در خود جای داده است. نماد آغاز فرآیند که با یک دایره سبز رنگ نمایش داده شده است همیشه در این صفحه در ابتدا وجود دارد.

می­توانید دایره سبز رنگ را انتخاب و آنرا حذف کنید.

بخاطر داشته باشید که برای ترسیم یک نمودار فرایندی باید تمام بازیگران و عناصر به درستی تعریف شده باشد. مثلا، سه گروه کاربر ایجاد خواهد شد: “کارمندان”، “سرپرستان” و “مدیران”. پس باید یک Pool که دارای سه Lane می­باشد، تعریف کنیم.

معمولاً در مدلسازی فرآیند عنوان Pool همان عنوان فرآیند است. Pool یک مرز سازمانی است که تمام عناصر یک فرایند را شامل می شود. یک Pool برای محدود کردن یک فرایند و ایجاد ارتباط با فرایندهای دیگر مورد استفاده قرار می­گیرد. بر خلاف نمادهایی که در داخل یک Pool هستند و با Sequence Flow به هم مرتبط می­شوند، ارتباط بین دو Pool از طریق Message Flow ایجاد می­ گردد.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان پکیج پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

(Business Process Management) که اغلب افراد در سازمان‌ها، آن را با مخفف BPM می‌شناسند، به معنای مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. این مدیریت فرآیند شامل تمام بخش‌های سازمان از جمله تکنیک‌های طراحی، اجرا و نظارت بر فرآیندها می‌باشد. پس از انتخاب فرآیند کسب و کار، آن را تجزیه و تحلیل نموده و به طور کلی مورد بررسی قرار می‌دهد.

مدیران کسب و کارها یک مفهوم کلی در مورد bpm بیان نموده‌اند و نظر اکثریت بر این است که مدیریت فرآیندهای کسب و کار مانند پارادایم مدیریتی، در سازمان عمل می‌کند. این پارادایم کنترل و بهبود فرآیندهای سازمان را به همراه دارد. به نظر مدیران این پارادایم، سازمان را به کارآمدی بهتر و افزایش توسعه نزدیک می‌کند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان فرآیندهای آماده پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

دیگر قابلیت های مختلف process maker تحت عنوان یک نرم افزار BPMS رایگان برای طراحی فرآیند پروسس میکر سازمانی را در ادامه به آنها اشاره کرده ایم:

1. منبع باز بودن و امکان توسعه و طراحی به وسیله هر شخص یا سازمانی

2. سازگار با دسکتاپ، تبلت، موبایل و حتی داشتن نسخه تحت وب

3. مورد استفاده قرار گرفته توسط شرکت های معتبر جهانی مثل تویوتا و سونی و…

4. داشتن شرایط طراحی فرآیندها توسط استفاده کننده فرآیند

5. به همراه داشتن گروه پشتیبانی قوی در آمریکا، اسپانیا،کلمبیا و به روزرسانی ماهانه

6. پشتیبانی از تعدادی از نمادهای استاندارد BPMN2

7. کنترل کردن تمامی فرآیند ها از خارج از سیستم با ابزار REST

8. تولید انواع گزارش ها و نمودار های مدیریتی

9. پشتیبانی از زبان فارسی و تقویم فارسی

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری ، نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) و نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) یک پکیج مناسب شرکت EPC است؟ بیایید با هم نگاهی به فرایندهای مرتبط با این گونه شرکت‌ها بیندازیم.

یکی از فرایندهای مهم در یک شرکت EPC، ثبت مکاتبات با شرکتها و سازمانها اعم از کارفرما، مشاور، پیمانکاران جزء است. به این دلیل که همیشه روی بحث‌های مدیریت ادعا (Claim Management) ، یک پای ثابت ماجرا، استناد به نامه‌های رد و بدل شده است. با توجه به اینکه نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه یک نرم افزار اتوماسیون اداری پروژه محور است و ازطرفی گزارشات متنوعی در خصوص ارتباط نامه‌های مرتبط دارد، می‌تواند فرایندهای مرتبط با مکاتبات را به شکل مطلوبی پوشش بدهد.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان فرآیندهای آماده پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

فرایند دیگری که برای یک شرکت EPC مهم است، فرایند مرتبط با ثبت مدارک مهندسی است. معمولا در این شرکت‌ها دپارتمان یا واحدی به نامه DCC یا همان Document Control Center وجود دارد که وظیفه نگهداری و کنترل مدارک مهندسی را عهده دار است. ثبت ترانسمیتال و سابمیتال و گردش مدارک مهندسی یکی از موارد پرکاربرد در این واحد است. در نرم افزار EDMS کتیبه این امکان در اختیار کاربر قرار می‌گیرد تا این کنترلها انجام شود. اما ثبت کامنت‌ها و Reply Sheetها چگونه خواهد بود؟ در اینجا نقش اتوماسیون اداری و ارتباط آن با نرم افزار EDMS پررنگ می‌شود. در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه امکان ثبت کامنت و Reply Sheet و ارتباط آن با مدارک (چه ترانسمیتال و چه سابمیتال) وجود دارد. هر دو نرم افزار یعنی نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار EDMS در یک فضای نرم افزاری به نام کتیبه در رابط کاربری واحد وجود دارد که استفاده از این فضا، کار کردن در کتیبه را تسهیل می‌کند.

اما این دو نرم افزار پایان کار نیستند. یک شرکت EPC کار فرایندهای زیادی دارد و فقط محدود به این دو فرایند نیست. هر چند این دو فرایند (ثبت مکاتبات و EDMS) وزن زیادی دارد. فرایندهای دیگری از قبیل فرایند درخواست خرید ، تایم شیت ، مدیریت امور قراردادها و … نیز وجود دارد که در صورت استفاده به صورت الکترونیکی می‌تواند نقش مهمی در کاهش هزینه‌های سازمان و تصمیم‌گیری استراتژیک آن بازی کند. نرم افزار فرایند ساز کتیبه(نرم افزار BPMS) این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا با طراحی فرایندهای مورد نیازتان با امکان اختصاصی سازی ۱۰۰%، گام بلندی در جهت ایجاد یک سازمان مبتنی بر دانش بردارید.

نکته بسیار مهمی که باعث این ترکیبی مناسب نرم افزاری موجود در کتیبه، پکیج مناسب شرکتهای EPC کار شود به طور اختصار شامل این موارد است:

استفاده از یک رابط کاربری واحد. با یک نام کاربری وارد سیستم شوید و از هر سه پکیج استفاده کنید.
وجود اطلاعات پایه مشترک نظیر پروژه‌ها، شرکت‌ها و … در جهت بالا بردن صحت گزارش گیری و کاهش افزونگی اطلاعات.
وجود کارتابل مشترک. بدین معنی که در فضای کارتابل می‌توان هم نامه دید، هم ترانسمیتال و کامنت و هم فرم درخواست خرید یا صورت وضعیت.
وجود ابزارهای مناسب نظیر ابزارهایی در جهت مدیریت دعاوی پروژه (Claim Management) و ابزار مقایسه نسخ یک قرارداد و …
گزارش قدرتمند نامه‌های مرتبط با دید فرایندی روی یک موضوع مورد Claim.
دسته بندی دانش محور بر اساس موجودیت‌های مهم یک شرکت EPC نظیر پروژه، قرارداد، طرفهای پروژه(کارفرما، مشاور و پیمانکار)
وجود امکان هشتگ گذاری روی شاخص‌های اصلی فرایند با امکان تزریق خبرگی مالکان فرایند به سایر اجزای سازمان در جهت خلق پایگاه دانش پروژه محور.

فرم ساز
فرم ساز نرم افزار PROCESSMAKER به تحلیلگران این اجازه می دهد برای هر شرکتی فرم های سفارشی طراحی نماید. واسط کاربری “کشیدن و رها کردن” کار تحلیلگران برای افزودن فیلدهای مختلف را بسیار اسان می کند.

مطمئنا استفاده از فرم های تحت وب یک عنصر کلیدی برای موفقیت شرکت های تجاری و ادارات دولتی و خصوصی به حساب می آید.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان فرآیندهای آماده پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

ساختن سند خروجی
در هر اداره یا شرکت یکی از مهم ترین وظایف بخش اداری تنظیم و تدوین بسیاری از فرم ها، نامه، فاکتور و یا قرارداد جهت بایگانی در پرونده، پرداخت های مالی و …محسوب می شود. همین امر باعث شده که نرم افزار PROCESSMAKER امر تدوین و تنظیم هر نوع سند خروجی را به عهده بگیرد. براساس اطلاعات تکمیلی توسط کاربر یا کاربران نامه را به صورت خودکار ساخته و در دسترس کاربر یا کاربران قرار می دهد.

Web Services API
نرم افزار PROCESSMAKER به گونه ای است که می تواند سرویس های دیگر در نرم افزار های دیگر را دریافت و در سامانه خود به گردش در آورد. برای مثال فرض کنید می خواهید فرآیندی را بسازید. در آن هر کاربر میهمان فرم پیشنهادات و انتقادات مد نظر خود را (بدون اینکه بخواهیم به وی نام کاربری و پسورد بدهیم) تکمیل و در سامانه به گردش درآورد. این نرم افزار به کمک SOAP web service این امر را عملی می کند و در دسترس کاربران قرار می دهد.

عیب یابی پیشرفته
کاربران با بی حوصلگی در مورد عیب یابی گردش کاری سخن می گویند. ما ادعا می کنیم که یکی از بهترین ها در مورد عیب یابی گردش کاری فرآیندها، درک چگونگی قواعد تجاری، خدمات وب و اسکریپت ها در حال کار در فرایند در صنعت BPM هستیم .

مدیریت کاربران در گردش کاری
مدیریت کاربران در فرآیند ها یکی از ویژگی های قدرتمند نرم افزار PROCESSMAKER است. با قابلیت های متفاوت موجود در مدیریت گردش های کاری، یک مدیر سامانه می تواند یک گردش کاری متفاوت را تعریف نماید. در این فرآیند مراحل مختلف کاری را به کاربران متفاوت مربوط نماید و همچنین می تواند امکان گزارش گیری را به مدیران فرآیند واگذار نماید.

یکی از قابلیت های خوب سامانه این است که شما می توانید به کاربران مختلف دسترسی های متفاوتی را بدهید. در بخش مدیریت گردش کار، هر کاربر دارای یک پروفایل کامل، شبیه به یک دایرکتوری فعال است. اطلاعات کاربر و داده های اطلاعاتی او در این قسمت ذخیره می شود. حتی می توان از این اطلاعات در گردش های کاری دیگر و در گزارشات استفاده نمود.

کارتابل ها
کارتابل ها یک قابلیت نرم افزار PROCESSMAKER است که محل دسترسی کاربران عادی به حساب می آید. ظاهر صفحه به مانند یک ایمیل طراحی می شود. از قسمت های مهم کارتابل عبارت اند از: کارتابل جاری، پیش نویس، سوابق و پیگیری

یک در خواست در نرم افزار PROCESSMAKER یک آیتم ساده و فعال است که از کاربری به کاربر در جریان است. هر کدام از درخواست ها یک شماره یکتا دارند که میتوان به این وسیله آن ها را پیگیری کرد و هر درخواست در زمانی که به دست یک کاربر برسد در کارتابل جاری او قابل مشاهده خواهد بود.

موارد داخل کارتابل را می توان طبقه بندی کرد، فیلتر کرد و حتی بر روی آنها جستجو انجام داد. کاربران میتوانند کارتابل جاری را براساس فیلد های متفاوتی مرتب سازی نمایند. کاربر در زمان مشاهده یک درخواست در کارتابل جاری خود اطلاعات آن درخواست از جمله این درخواست توسط چه فردی ارسال شده است، تاریخ ارسال درخواست، اولویت درخواست، درخواست مربوط به کدام فرآیند کاری است و در کدام مرحله کاری به دست کاربر نهایی رسیده است را در اختیار دارد.

پکیج فرآیند آماده پراسس میکر برای سازمان ها

یک سوالی که ممکن است برای بسیاری از سازمان هایی که از نرم افزار پروسس میکر استفاده می کنند پیش آید، این است که آیا فرآیندهای آماده ای وجود دارد تا سازمان نیازمند پیاده سازی فرآیندها از صفر نباشد؟

پاسخ گروه مدیریت فرآیند پارس به این سوال مثبت است. این شرکت ضمن پیاده سازی بیش از 500 فرآیند در حوزه های گوناگون و در سازمان های مختلف، اقدام به تهیه یک پکیج از فرآیندهای آماده در حوزه اداری کرده است. این پکیج شامل فرآیندهایی است که تقریبا هر سازمانی با آن ها سر و کار داشته و نیاز به سیستمی کردن آن ها دارد. این فرآیندها عبارتند از: درخواست مرخصی، درخواست ماموریت، درخواست کالا / خدمات، درخواست اضافه کاری، درخواست وام، درخواست مساعده و دستور پرداخت چک.

لذا تهیه این پکیج فرآیندهای آماده، به سازمان ها و مشتریان گروه مدیریت فرآیند پارس این امکان را می دهد تا فرآیندهای رایج خود را به صورت آماده تهیه و راه اندازی کرده و سپس زمان اصلی خود را تنها به پیاده سازی فرآیندهای تخصصی و پیشرفته تر خود اختصاص دهند. لازم به ذکر است که گروه مدیریت فرآیند پارس فرآیندهای تخصصی و پیشرفته زیادی را نیز در سازمان ها و صنایع مختلف تحت نرم افزار پراسس میکر پیاده سازی و راه اندازی کرده است که می تواند به سازمان ها در توسعه چنین فرآیندهایی نیز خدمات مربوطه را ارایه دهد.

در مدیریت فرآیندهای کسب و کار، مفاهیمی وجود دارد که در مراحل پیاده سازی bpm با آن‌ها سروکار دارید. پس عاقلانه می‌باشد که قبل از هر گونه اقدام مدیریتی، با مفاهیم آشنا شوید. می‌توانید برای آشنایی با این مفاهیم، تصویر زیر را مشاهده نمایید.

1. مالک فرآیند: مهم‌ترین و تاثیرگذارترین ذینفع در تمامی فرآیندهای پیاده سازی شده، مالک فرآیند است. مالک فرآیند چه جایگاه و مسئولیتی دارد؟ هر فرآیند که قصد پیاده سازی آن را داریم، باید توسط شخصی تامین منابع اقتصادی و غیر اقتصادی شود. همچنین نظارت کامل بر بخش‌های سازمان داشته باشد و مسیر اهداف را به درستی کنترل کند. تمامی این امور باید توسط مالک فرآیند انجام شود.
2. مجریان فرآیند: مجریان فرآیند چه کسانی هستند؟ می‌دانید که هر فرآیند، طبق یک بخشنامه‌ای با توجه به استانداردهای مطرح شده، تایید و پیاده سازی می‌شود. اکنون پس از پیاده سازی فرآیند، مجریان فرآیند باید روزانه تمامی فرآیندهای کسب و کار را کنترل نمایند تا از مسیر دستورالعمل‌ها و… خارج نشوند.
3. تحلیلگران فرآیند: مفهوم بعدی، تحلیلگران فرآیند می‌باشد. این افراد چه وظایفی بر عهده دارند؟ تحلیلگران فرآیند، باید مسئولیت فرآیند شناسایی شده را بر عهده بگیرند و پس از شناسایی آن بر مکانیزه نمودن، اجرا و طراحی آن متمرکز شوند. البته تمامی این اقدامات را می‌توانند با نرم افزارهای مرتبط بر این حوزه انجام دهند تا زمان‌بر نباشد.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

دانستیم که bpm و bpms چگونه در سازمان‌ها عمل می‌کنند. اکنون می‌خواهیم تفاوت bpm با bpms را نیز بیان کنیم. bpm به معنای مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‎‌باشد، یعنی این فرآیند به گونه‌ای طراحی شده است که کیفیت محصولات را کنترل و افزایش می‌دهد. همین امر در مدت کوتاهی، می‌تواند هم کیفیت محصول را بهبود دهد و هم باعث افزایش کارآمدی سازمان شود.

این رویه بهینه سازی محصولات و خدمات در سازمان‌ها آنقدر ادامه دار می‌شود، تا سازمان به هدف خود برسد. با کمک bpm می‌توانید، اهداف و استراتژی سازمان را در یک مسیر قرار دهید که این امر موجب جلب رضایت مشتری نیز می‌شود.

Bpms در اغلب سازمان‌ها، برای اجرای فرآیندهای کسب وکار مورد استفاده قرار می‌گیرد. به طور کلی نرم افزار BPMS یک نرم افزار شناخته شده می‌باشد که به کسب‌وکارها در زمینه طراحی، مدل‌سازی و سایر اهداف کمک بسیاری می‌کند. می‌توانید با خواندن مقاله نکته نرم افزار مدیریت کسب و کار، اطلاعات بیشتری در مورد نرم افزار BPMS بدست آورید.

مهمترین تفاوت‌های BPM با BPMS

مهمترین تفاوت BPM و BPMS چیست؟ به گفته مدیران کسب و کارها، BPM یک چرخه مدیریتی می‌باشد، اما بدانید که این چرخه تکرارپذیر است، یعنی یک‌بار مورد استفاده قرار نمی‌گیرد. آنقدر تکرار می‌شود تا سازمان مورد نظر به هدف خود برسد. به بیان دیگر این مدیریت و کنترل فرآیندها تا زمانی ادامه دارد که سازمان در زمینه طراحی، اجرا و… به نوآوری‌های نوین دست یابد.

BPMS یک نرم افزار سازمانی است که در سازمان‌ها به افراد کمک بسیاری می‌کند، تا چرخه مدیریت BPM را پیاده سازی و اجرا نمایند. از این نرم افزار به جهت مکانیزاسیون نمودن فرآیندها نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد. پس دانستیم که تفاوت BPM و BPMS در طراحی و ساختار آن‌ها با توجه به هدف است که موجب کشف و شناسایی فرآیند و با دانلود نرم افزار bpms به مرحله پیاده سازی و اجرا می‌رسد.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.