مدیریت فرآیند پارس - صفحه 9

مدیریت فرایندهای کسب و کار یا Business Process Management ، با اصطلاح BPM یاد می‌شود. مدیریت فرایندهای کسب و کار در اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها، یک چالش بزرگ و پیچیده است.

مدتی قبل، بسیاری از صاحبان مشاغل تصور می‌کردند که استفاده از رویکردهای مدیریت فرایندهای کسب و کار، هزینه اضافی است و برای آنها مزیتی نخواهد داشت. اما امروزه رفتار مدیران و صاحبان مشاغل، تغییر کرده است و بینش جدیدی نسبت به رویکرد مدیریت فرایندهای کسب و کار، پیدا کرده‌اند. در واقع در صورت عدم سازماندهی و ایجاد سیستم، کسب و کارهای ضعیف و شکننده شده و به راحتی از لیست حذف خواهند شد.

مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM ، شامل بخش‌های مختلفی است که روند طی شده در هر کدام نیازمند راه‌های متنوع، مهارت‌های مختلف و دستگاه‌های ویژه هستند؛ از این ویژگی‌ها جهت حمایت از ساختار، کنترل و تحلیل روندها و فرایندهای طی شده در کسب و کار استفاده می‌شود.

مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) ، از دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات (IT) به وجود آمده است و همین ساختار ترکیبی ویژه، باعث محبوبیت فراوان آن در بین افراد مختلف و کسب و کار شده است.

با پیشرفت و ادغام دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات، رویکرد مدیریت فرایندهای کسب و کار هم رشد کرده و مسیر پیشرفته شدن را طی می‌کند.

اگر واضح‌تر بخواهیم صحبت کنیم، BPM بعد از رویکردهای متفاوت TQM (مدیریت کیفیت جامع) و BPR (مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار) در کنترل و مدیریت و همراه با گسترش سیستم‌های مدیریت و کنترل پایگاه داده‌ها، سیستم‌های کنترل منابع سازمان‌ها و در نهایت سیستم‌های مدیریت روند کار در IT، برای بهبود و پیشرفت خدمات ارائه شده، ایجاد شد. منظور از بهبود در خدمات، فرایندهایی مد نظر است که در کاهش هزینه‌ها و سرعت، و افزایش کیفیت نتیجه نهایی، موثر باشند. همچنین برای حمایت از اجرا شدن هر چه بهتر رویکرد مدیریت فرایندهای کسب و کار شرکت‌ها و سازمان‌ها، سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPMS ، تهیه و تولید شده است.

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) در واقع مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که توسط یک گروه همکار به منظور دستیابی به هدفی واحد اجرایی می‌شوند. این فعالیت‌ها در راستای تحقق اهداف کسب و کار طراحی و اجرا می‌شوند.

فرآیند از نظر مایکل همر، عبارت است از تعدادی وظایف که با یکدیگر، ارزش مدنظر مشتری را فراهم می‌کنند. همان‌طور که از این تعریف مشخص است، وقتی در مورد فرآیند صحبت می‌کنیم در واقع درباره مفهومی ارزشمند سخن می‌گوییم که باید سازمان را جهت اهداف و کسب درآمد حرکت دهد؛ بنابراین این موجود مهم مانند هر موجودیت مهم سازمانی نیاز به توجه، نگهداری و در یک کلام، نیاز به مدیریت دارد.مدیریت فرآیند‌های کسب و کار یک چالش بزرگ در سازمان‌هاست و بعضی از مجموعه‌ها به علت عدم آگاهی از اثرات و آورده‌های مدیریت فرآیندها، تلاش کافی و اثربخشی در این جهت انجام نمی‌دهند. این موضوع باعث می‌شود در گذر زمان فرآیندها دچار نقص و از دست دادن اثربخشی شوند و به طبع آن تحقق رسالت سازمان به تأخیر بیافتد.

مفهوم BPM و عناصر تشکیل‌دهنده آن

برای پاسخ به سؤال BPM چیست، بهتر است بگوییم BPM که مخفف Business Process Management است، یک رویکرد ساختاریافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است. تلاش دارد تا فرآیندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نگه دارد و در پی آن به هدفی بزرگ‌تر یعنی رضایت مشتری برسد. BPM تلاش می‌کند اثرات فرآیندهای کسب و کار یک سازمان را تحلیل کند، آنها را بهبود دهد و در برخی مواقع آنها را قابل پیش‌بینی کند.مهم‌ترین هدف مدیریت فرآیندهای کسب و کار، مکانیزاسیون است؛ اما نباید دچار این اشتباه رایج شویم و تنها هدف و کاربرد آن را مکانیزاسیون بدانیم. مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) یک چرخه تکرارپذیر است و شامل مراحل طراحی، مدلسازی، اجرا، کنترل و بهینه‌سازی می‌شود.

امروزه ما شاهد رواج نرم افزارهای BPMS در تقریبا همه سازمان ها هستیم. اما کدام سازمان ها هستند که بیش تر از بقیه به چنین نرم افزاری نیاز دارند و یا وجود یک نرم افزار BPMS برای آن ها می تواند ضروری باشد؟

معمولا شرکت هایی که به نرم افزار BPMS نیاز دارند عبارتند از:

شرکت های بزرگ و پیچیده

شرکت هایی که فرآیندهای پیچیده و گسترده ای دارند، می توانند از نرم افزار BPMS استفاده کنند تا فرآیندهای کسب و کار خود را راحت تر مدیریت کرده و بهینه سازی نمایند.

شرکت های با محیط کسب و کار داینامیک و تغییرپذیر

در صنایعی مرتبط با خدمات مشتریان، که با توجه به تغییرات نیازها و سلایق مشتریان نیاز به تغییرات مداوم در فرآیندهای کسب و کار خود دارند، نرم افزار BPMS به عنوان یک ابزار منعطف و قابل تنظیم با نیازهای روز کسب و کار مورد نیاز است.

شرکت های با پیچیدگی عملیاتی

شرکت هایی که عملیات پیچیده ای از جمله هماهنگی بین بخش ها، تسهیل ارتباط و هماهنگی پردازش ها و نظارت بر عملکرد دارند، نرم افزار BPMS را می توانند مورد استفاده قرار دهند.

شرکت های با تجارب مشتری معقول

شرکت هایی که توجه خاصی به تجربه مشتری می پردازند و فرآیندهای کسب و کار خود را بر اساس نیازها و ترجیحات مشتریان برنامه ریزی می کنند، می توانند از نرم افزار BPMS برای ایجاد و بهینه سازی فرآیندهای مشتری استفاده کنند.

لازم به ذکر است که نیاز به فرهنگ فرآیندگرایی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار امروزه تقریبا در هر سازمانی احساس می شود و هر سازمان بسته به نوع کسب و کار خود و فرهنگ سازمان خود باید تصمیم بگیرد که تا چه به یک نرم افزار BPMS نیاز دارد.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم مشاوره های لازم را به شما و سازمانتان در راستای استفاده از نرم افزارهای BPMS ارایه دهیم. همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن ارایه نرم افزار BPMS به شما، فرآیندهای موردنیاز شما را نیز تحت آن پیاده سازی خواهد نمود.

بر اساس تعریف گارتنر،BPM طیف وسیعی از فعالیت ها و روش ها را برای کشف، مدل سازی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهبود و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار پوشش می دهد. ترسیم فرآیند جزء مهمی از BPM است، زیرا نقشه های فرآیند تجسم مفیدی برای نشان دادن نحوه انجام وظایف از یکی به یکی دیگر برای رسیدن به محصول نهایی هستند.

فرآیندها را می توان مدل سازی کرد - رویکردی پویاتر و چابک تر که فرآیندها را در چارچوب کل سازمان قرار می دهد که از چرخه عمر فرآیند و بهبود مستمر پشتیبانی می کند.

نمونه هایی از نقشه برداری فرآیند

• زنجیره ای از هتل ها و کازینوها - هتل 5 ستاره این امکان را دارد که به مشتریان خود در طبقه کازینو وام بدهد تا آنها بتوانند بازی طولانی تری را ادامه دهند، اما این امر برای اطمینان از رعایت مقررات نیاز به بررسی شدید دارد. این فرآیند برای ایجاد شفافیت کامل، قبل از اینکه با سیستم های کازینو ادغام شود، تهیه شده است و گزارشات تک کلیک و بررسی های امنیتی ایجاد شده در فرآیند را ایجاد می کند.
• سازمان لجستیک جهانی - سازمان لجستیک برای شناسایی تنگناها، فرآیندها را در بخش مالی خود ترسیم می کند. این امر باعث شفافیت بیش تر می شد و به آن ها اجازه می داد تا کارهایی را پیدا کنند که می تواند به طور خودکار برای بهبود کارایی انجام شود. آن ها در حال حاضر 95 درصد اتوماسیون در فرآیند صورتحساب مالیات بر ارزش افزوده دارند و حجم روزانه 2500 محموله را مدیریت می کنند.
• ارائه دهنده مراقبت های بهداشتی - یک صندوق مراقبت های بهداشتی برای ارائه کارت های هوشمند به کارکنان خود جهت دسترسی ایمن، به اطلاعات بیمار نیاز دارد. راه حل جدید نقشه برداری، آزمایش و در کمتر از چهار هفته اجرا شد. اکنون می توان کارت ها را در کمتر از 2 هفته صادر کرد و برای شروع جدید آماده است، تا پیش از این صدور کارت تا 6 هفته طول می کشید.
• در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

برای ایجاد فرم و فرآیند در نرم‌افزار ProcessMaker، مراحل زیر را دنبال کنید:

ورود به پنل مدیریت:
پس از نصب و راه‌اندازی ProcessMaker، وارد پنل مدیریت شوید. برای ورود، از مرورگر خود آدرس مربوطه را وارد کنید و اطلاعات احراز هویت را وارد کنید.

ایجاد فرم:
بعد از ورود به پنل مدیریت، می‌توانید فرم‌های خود را ایجاد کنید. برای این کار، به بخش “فرم‌ها” یا “مدل‌سازی” در منوی اصلی رفته و روی گزینه “ایجاد فرم جدید” یا “ایجاد مدل جدید” کلیک کنید.

طراحی فرم:
در این مرحله، شما می‌توانید فرم خود را طراحی کنید. ProcessMaker ابزارهای متنوعی برای طراحی فرم‌ها ارائه می‌دهد، از جمله فیلدهای مختلفی که می‌توانید به فرم اضافه کنید (مانند جعبه متن، چک باکس، دکمه رادیویی و غیره) و قابلیت‌های پیشرفته مانند اعتبارسنجی داده‌ها و تنظیم قوانین و شرایط.

تعریف فرآیند:
بعد از طراحی فرم، می‌توانید فرآیند مربوط به آن را تعریف کنید. برای این کار، به بخش “فرآیندها” یا “مدل‌سازی” در منوی اصلی رفته و روی گزینه “ایجاد فرآیند جدید” یا “ایجاد مدل جدید” کلیک کنید.

طراحی فرآیند:
در این مرحله، شما می‌توانید فرآیند کاری مرتبط با فرم خود را طراحی کنید. می‌توانید مراحل و گام‌های مختلف را تعریف کنید، شرایط و قوانین موردنیاز را تنظیم کنید و تدابیر اتخاذ شده را تعیین کنید.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

اتصال فرم و فرآیند:
بعد از طراحی فرم و فرآیند، باید آن‌ها را با یکدیگر ارتباط دهید. برای این کار، به بخش “فرم‌ها” و “فرآیندها” در منوی اصلی رفته و فرم و فرآیند مربوطه را انتخاب کنید و آن‌ها را با هم مرتبط کنید.

آزمایش فرم و فرآیند:
پس از ایجاد و اتصال فرم و فرآیند، می‌توانید آن را آزمایش کنید. برای این کار، فرم را پر کنید و فرآیند را اجرا کنید تا ببینید آیا همه چیز به درستی عمل می‌کند یا نیاز به تغییر و بهبود دارد.

بهینه‌سازی و بهبود:
در پایان، با تجزیه و تحلیل فرآیند و بازخورد کاربران، می‌توانید بهبودهای لازم را در فرم و فرآیند انجام دهید. با انجام تغییرات و بهبودهای لازم، فرآیند را بهینه‌تر و کارا‌تر کنید.

همچنین، می‌توانید از منابع آموزشی ProcessMaker مانند دستورالعمل‌ها، مستندات و جامعه کاربران استفاده کنید تا در فرایند آموزش و یادگیری بیشتر راهنمایی شوید.

BPMN زبان مدل سازی فرایندهای کسب و کار است که بسیار شبیه به مفهوم فلوچارت می باشد. این زبان پیش از این در دهه هشتاد میلادی مورد استفاده قرار می گرفت. هدف از مدل سازی BPMN دادن امکان به کاربران است تا یک جریان کاری را به سادگی و به نحوی که برای دیگران نیز قابل فهم باشد، مدل کنند. همانند دیگر زبان ها، هدف زبان BPMN نیز ساده تر کردن ارتباط است و برای ایجاد ارتباط بهتر و درک مناسب تر فرایندهای کسب و کار طراحی شده است. یکی از موفق ترین و پرکاربردترین ابزاری که از BPMN استفاده می کند، نرم افزار ProcessMaker (پروسس میکر) است که با استفاده از آن و به ساده ترین شکل ممکن می توان فرایندهای کسب و کار را مدل سازی نمود.

هدف از این آموزش به کارگیری زبان BPMN برای نگاشت و مدل سازی فرایندهای سازمانی به ساده ترین شکل ممکن است به نحوی که برای همگان قابل فهم باشد. علاوه بر این با استفاده از این نرم افزار این امکان وجود دارد که بدون نیاز به آشنایی با زبان های برنامه نویسی بتوانید فرایند مدل شده را به نرم افزاری قابل اجرا در سازمان تبدیل نمایید. ابتدا معرفی محیط نرم افزار، سپس آموزش های مقدماتی و در نهایت کنترل های پیشرفته آموزش داده خواهند شد، به نحوی که در پایان بتوانید ضمن مدل کردن یک فرایند، آن را به صورت اجرایی نیز مورد استفاده قرار دهید.

BPMN زبان مدل سازی فرایندهای کسب و کار است که بسیار شبیه به مفهوم فلوچارت می باشد. این زبان پیش از این در دهه هشتاد میلادی مورد استفاده قرار می گرفت. هدف از مدل سازی BPMN دادن امکان به کاربران است تا یک جریان کاری را به سادگی و به نحوی که برای دیگران نیز قابل فهم باشد، مدل کنند. همانند دیگر زبان ها، هدف زبان BPMN نیز ساده تر کردن ارتباط است و برای ایجاد ارتباط بهتر و درک مناسب تر فرایندهای کسب و کار طراحی شده است. یکی از موفق ترین و پرکاربردترین ابزاری که از BPMN استفاده می کند، نرم افزار ProcessMaker (پروسس میکر) است که با استفاده از آن و به ساده ترین شکل ممکن می توان فرایندهای کسب و کار را مدل سازی نمود.

هدف از این آموزش به کارگیری زبان BPMN برای نگاشت و مدل سازی فرایندهای سازمانی به ساده ترین شکل ممکن است به نحوی که برای همگان قابل فهم باشد. علاوه بر این با استفاده از این نرم افزار این امکان وجود دارد که بدون نیاز به آشنایی با زبان های برنامه نویسی بتوانید فرایند مدل شده را به نرم افزاری قابل اجرا در سازمان تبدیل نمایید. ابتدا معرفی محیط نرم افزار، سپس آموزش های مقدماتی و در نهایت کنترل های پیشرفته آموزش داده خواهند شد، به نحوی که در پایان بتوانید ضمن مدل کردن یک فرایند، آن را به صورت اجرایی نیز مورد استفاده قرار دهید.

اما به سراغ نرم‌ افزار BPMS برویم. در دهه ۶۰ میلادی ورود فناوری به صنایع باعث ایجاد تحولی شگرف در آن‌ها و سرعت گرفتن رشد و توسعه‌شان شد. این موضوع باعث شکل‌گیری موج استفاده از فناوری‌ها برای دیجیتالی کردن سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار در سازمان‌ها شد. سیستم نرم افزاری «کایزن» در صنایع کشور ژاپن از سیستم‌های پیشرویی بود که برای بهبود فرایندهای کسب‌وکار معرفی شد. این سیستم برای مدیریت فرایندها از روش S5 استفاده می‌کرد.

در دهه 80 میلادی شرکت FileNet سیستم مدیریت دیجیتال جریان‌های کاری را به بازار معرفی کرد. سیستمی که FileNet طراحی کرده بود اسناد اسکن شده را از طریق یک فرایند از پیش تعریف شده ردگیری و دسته‌بندی می‌کرد. عقیده بسیاری از کارشناسان اینست که این سیستم جد اصلی BPMهای نوینی‌ست که امروز می‌شناسیم. جالب است بدانید شرکت FileNet چند سال پس از معرفی این سیستم توسط IBM خریداری شد.

در سال ۲۰۰۰ میلادی موسسه گارتنر عنوان «مجموعه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار» (Business Process Management Suite) را ابداع کرد. از این سال به بعد واژه BPMS به فرهنگ لغت کسب‌وکارها اضافه شد. این مفهوم به مجموعه‌ای از نرم افزارهایی اشاره داشت که با فرایندهای سازمان‌ها سروکار داشتند.

در ۲۰۱۲ موسسه گارتنر «مدیریت هوشمند فرایندهای کسب‌وکار» (iBPM) را ابداع کرد. این مفهوم به همان نرم‌ افزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌‌وکار اشاره داشت با این تفاوت که هوش مصنوعی، تحلیل داده و گزارش‌دهی نیز در آن‌‌ها تعریف شده بود. تمام این مفاهیم در سالیان، دهه‌ها و قرن گذشته امروز در یک مفهوم و واژه جمع شده‌اند و آن «نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار» (BPMS) است.

نرم افزار BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار به سازمان کمک می‌کند تا تحلیل و خودکار‌سازی فرایند‌هایش را بهبود دهد. اصلی‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار BPMS امکان مدل‌سازی، ایجاد، ویرایش و در نهایت اجرای فرایند‌های کسب‌و‌کار در سازمان است. این نرم افزار در گام بعدی به جمع‌آوری و تجزیه‌و‌تحلیل داده‌ها می‌پردازد. تمام وظایف و فعالیت‌های روزانه افراد در یک سازمان (از مسئول حمل‌و‌نقل تا مدیر‌عامل) نیازمند فرایند‌هایی‌ست که نیاز به مدیریت دقیق و هوشمند دارند. نرم افزار BPMS در کنار این ویژگی مهم یعنی امکان مدیریت هوشمند فرایندها سه ویژگی بسیار مهم دیگر را نیز در اختیار کسب‌‌وکارها می‌گذارد.

برای مثال این نرم افزار در نخستین گام فرایندهای کسب‌وکار را چابک‌تر و سریع‌تر می‌کند. نتیجه این‌که سرعت سازمان در رسیدن به اهداف بیش‌تر شده و برای چالش‌های جدید در آینده آماده‌تر‌ می‌شوند.

فرایندهای تکراری و روزانه بخش زیادی از زمان کارکنان‌تان را مصرف می‌کند. نرم افزار BPMS با کدگذاری این فرایندها و سیستمی کردنشان عملا تمام آن‌‌ها را خودکارسازی کرده و در نتیجه زمان آزاد زیادی در اختیار کارکنان شما قرار می‌دهد.

شفافیت فرایندها داده‌های به‌روز و در لحظه را در اختیار مدیران و تصمیم‌سازان قرار می‌دهد. داده‌های شفاف از روند فرایندها به آن‌ها امکان می‌دهد بهبود و پیشرفت فرایندها به دقت اندازه‌گیری و پایش کنند.

همان طور که گفته شد، امروزه بسیاری از سازمان های ایرانی از نرم افزار ProcessMaker استفاده می کنند. بسیاری از این سازمان ها این نرم افزار را تهیه و فارسی سازی می کنند، اما پس از آن در توسعه و ساخت فرآیندها در آن دچار چالش می شوند. سازمان های زیادی هستند که نیروی متخصصی برای ساخت فرآیندها در نرم افزار پروسس میکر در داخل سازمان ندارند و به دنبال افراد یا شرکتی هستند که چنین خدماتی را به آن ها ارایه دهد.

به همین منظور، گروه مدیریت فرآیند پارس با بهره گیری از یک تیم متخصص از مهندسین نرم افزار و فناوری اطلاعات، کلیه خدمات پیاده سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر (ProcessMaker) را به سازمان ها ارایه می دهد. این شرکت ضمن همکاری با بسیاری از سازمان ها با زمینه های کاری مختلف، اقدام به پیاده سازی و ساخت فرآیندهای زیادی در حوزه های بازرگانی، تولید و صادرات، ساختمانی، مدیریت اسناد مهندسی، مالی، منابع انسانی و … نموده است.

این شرکت همچنین سابقه اتصال پروسس میکر با سایر نرم افزارهای سازمان ها (از جمله نرم افزار حضور و غیاب) را از طریق فرآیندها دارا می باشد. نرم افزار ProcessMaker می تواند از طریق دیتابیس، وب سرویس و API با سایر نرم افزارها و سیستم های اطلاعاتی ارتباط برقرار نماید.